Cómo utilizar los bloques de tiempo para gestionar tu día

Tanto si tienes un trabajo de nueve a cinco, como si trabajas a distancia o te quedas en casa con los niños. Todos necesitamos un método eficaz para gestionar nuestro día.

Después de todo, el perfeccionismo, la procrastinación y el mito de la multitarea son peligros muy reales que pueden mantener estancadas incluso a las personas más productivas.

Entonces, ¿cómo tomar el control de tu agenda y hacer las cosas realmente?

Según personas como Elon Musk y Bill Gates, todo se reduce a tomar el control de tu tiempo y tu agenda. Ellos, utilizan la «microprogramación», que consiste en programar la jornada en incrementos de cinco minutos.

Aunque este tipo de detalle puede no ser necesario para la persona media, hay una lección para todos nosotros:

Tomar el control de tu tiempo programándolo o dividiéndolo en trozos o bloques te hace más productivo. Y la forma más fácil y eficaz de hacerlo es mediante los «bloques de tiempo».

Por qué funciona el método de bloques de tiempo

El método de bloques de tiempo es una técnica de gestión del tiempo en la que se divide en bloques un periodo de tiempo para completar una tarea en particular.

Por ejemplo, en lugar de comprobar el teléfono cada vez que recibes un correo electrónico o una notificación de las redes sociales, configura un bloque de tiempo específico a lo largo del día para devolver las llamadas telefónicas, responder a los correos electrónicos y comprobar las cuentas de las redes sociales.

En esencia, estás reservando bloques de tiempo específicos para completar tareas o proyectos importantes. Al final, tu horario está dividido en trozos de tiempo en los que te centras en una tarea o proyecto a la vez.

Este tipo de gestión del tiempo no sólo hace que tu lista de tareas sea más manejable, sino que también te da más control sobre tu día y te ayuda a priorizar tus tareas.

Los bloques de tiempo también mejoran la concentración y disuaden de la procrastinación. Y, al final del día, sentirás que has conseguido algo.

El argumento contra la multitarea

Muchos creéis que podéis hacer varias cosas a la vez y hacerlas todas bien.

Las investigaciones demuestran que sólo un 2,5% de las personas son capaces de realizar varias tareas a la vez de forma eficaz. El resto de la población sólo cree que realiza varias tareas a la vez de forma eficaz.

De hecho, intentar hacer más de una cosa a la vez. Cómo enviar mensajes de texto y conducir. O escribir un correo electrónico importante mientras se devuelve la llamada de un cliente. Pone en peligro la capacidad de completar bien ambas tareas.

Por otra parte, un estudio realizado en 2013 en la Universidad de Utah. Descubrió que las personas que intentan hacer malabarismos con varias tareas a la vez se distraen con mayor facilidad. Son menos productivas, cometen más errores y obtienen peores resultados en las pruebas de memoria.

Asimismo, cambiar rápidamente entre dos proyectos también puede afectar a los resultados. Completamos las tareas con mucha más eficacia cuando les dedicamos toda nuestra atención.

Los neurocientíficos advierten que intentar hacer varias cosas a la vez, o dividir nuestra atención, afecta a nuestra capacidad para realizar incluso tareas sencillas.

Lo que esto significa es que cuanto más hacemos la multitarea, menos somos capaces de lograr. La razón es sencilla. Estamos perdiendo nuestra capacidad de concentración, lo que significa que los proyectos tardan más de lo que deberían.

 Cómo utilizar los bloques de tiempo

La técnica de los bloques de tiempo, o monotarea, te permite concentrarte en un solo proyecto a la vez.

Este enfoque no sólo reducirá los errores mentales, sino que también te ayudará a dar rienda suelta a tu creatividad, sobre todo porque canalizarás toda tu energía y atención en una sola tarea dentro de un bloque de tiempo determinado.

A continuación te explicamos cómo puedes incorporar los bloques de tiempo a tu vida.

Elabora tu lista

Empieza por hacer una lista de todas las cosas que tienes que hacer durante la semana. Anota todos tus proyectos de trabajo, tus compromisos familiares e incluso tus objetivos de ejercicio.

El objetivo es incluir todo, desde las llamadas telefónicas que tienes que hacer hasta las comidas que tienes que preparar.

Marca con una estrella lo que es absolutamente necesario completar, como los proyectos de trabajo, las reuniones con los clientes y las citas con el médico. Normalmente, esta tarea se realiza un viernes después del trabajo o un domingo por la noche antes de que arranque la semana laboral.

Determina tus prioridades

Una vez elaborada la lista, revísala y marca con estrellas los proyectos que son tus principales prioridades para la semana. Intenta limitarla a unas dos o tres cosas por día.

El objetivo es que las tareas más importantes ocupen los primeros puestos en tu horario.

También debes prever un tiempo diario para responder a los correos electrónicos, devolver las llamadas telefónicas y consultar las redes sociales.

Crear un plan diario

El siguiente paso es pensar de cuánto tiempo dispones al día y cuánto tiempo quieres dedicar a cada tarea de tu lista.

Empieza por crear bloques de tiempo para las cosas que haces cada día, como tus rutinas matutinas y tus rituales nocturnos, el ejercicio, el viaje de ida y vuelta al trabajo, las comidas y la preparación de las mismas, ayudar con los deberes, entre otros.

Ejemplo

Un ejemplo de plan para una persona que trabaja a distancia podría ser el siguiente:

    6:00 a.m. a 7:30 a.m. Ritual matutino/ejercicio

    7:30 a.m. a 8:00 a.m. Llevar a los niños a la escuela

    8:00 a.m. a 8:30 a.m. Responder a los correos electrónicos/comprobar las redes sociales

    8:30 a.m. a 10:30 a.m. Proyecto prioritario (inserta una de tus prioridades)

    10:30 a.m. a 11 a.m. Pausa/Responder a las llamadas telefónicas

    11 a.m. a 12:30 p.m. Proyecto prioritario (inserta una de tus prioridades)

    12:30 p.m. a 1:00 p.m. Pausa para el almuerzo

    1:00 p.m. a 1:30 p.m. Responder a los correos electrónicos/comprobar las redes sociales

    1:30 p.m. a 3:30 p.m. Proyecto prioritario (inserta una de tus prioridades)

    3:30 p.m. a 4:30 p.m. Regreso de los niños de la escuela/Hablar del día

    4:30 p.m. a 6:00 p.m. Preparación/Cena/Limpieza

    6:00 p.m. a 7:00 p.m. Proyecto prioritario (inserta una de tus prioridades)

    7:00 p.m. a 9:00 p.m. Tiempo libre/ayuda con los deberes

    9:00 p.m. a 9:30 p.m. Responder a los correos electrónicos/comprobar las redes sociales

    9:30 p.m. a 10 p.m. Ritual nocturno.

Según tus necesidades

Por supuesto, este es un plan muy simple y no sería adecuado para todos.

La clave es que desarrolles un plan para tu día típico con bloques de tiempo en los que puedas centrarte en tus tareas o proyectos importantes.

Si trabajas en una empresa que tiene reuniones de equipo, formaciones periódicas o conferencias telefónicas semanales, también debes tenerlas en cuenta. Y no olvides tener en cuenta el tiempo de viaje si tienes reuniones o citas a las que debes asistir durante la semana.

También es posible que necesites desarrollar un plan diferente para el fin de semana.

Hay quienes necesitaréis elaborar nuevos planes cada semana. Otras personas tenéis un entorno de trabajo bien estructurado y podéis utilizar el mismo plan semana tras semana.

Haz lo que te funcione.

Tú tienes el control de tu horario y puedes adaptarlo y cambiarlo para que se ajuste a tus necesidades y prioridades.

Bloquea todo el día

Lo ideal es que, una vez que tengas tu proyecto completo, puedas bloquear cada día de la semana. Empieza por tus prioridades más importantes y sigue a partir de ahí.

Por ejemplo, si tu principal prioridad para la semana es escribir un informe de actividades extenso para el viernes, piensa en el tiempo que te llevará elaborarlo.

En consecuencia, si crees que tardarás cuatro horas en completar el informe, podrías programar dos horas el lunes y dos horas el martes para trabajar en el informe. Luego, el miércoles, planifica otra hora para revisarlo, hacer cambios y finalizarlo.

Al planificar bloques de tiempo a principios de la semana para completar el informe, no sólo evitas procrastinar, sino que también estás reservando el tiempo que necesitas para centrarte en el desarrollo del informe.

Protege tu tiempo

Una vez que completes tu programa, protege tu tiempo lo mejor que puedas.

Por supuesto, surgirán imprevistos y tendrás que ser flexible. Pero resiste el impulso de renunciar a tu tiempo de proyecto prioritario por algo que puede esperar.

Comunica a tus compañeros de trabajo y a los miembros de tu familia cuándo no vas a estar disponible. Luego, trata esos bloques de tiempo como si te reunieras con un cliente muy importante. A nadie se le ocurriría interrumpirte durante una reunión.

Del mismo modo, el objetivo es que no te interrumpan durante el tiempo de tu proyecto prioritario protegido.

El uso eficaz de los bloques de tiempo te ayudará a tomar el control de tu día, a centrar tu atención y a evitar la procrastinación.

Al principio, puede ser necesario un poco de ensayo y error para crear un plan que funcione para ti. Pero con un poco de práctica y una pequeña dosis de paciencia, serás un profesional en poco tiempo.

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